Projekt a jeho cieľ
V širšom kontexte je možné projekt chápať ako riešenie špecifického problému. Jednotná definícia projektu neexistuje. Projekt je spôsob, ako niečo urobiť, alebo schéma práce. Cieľom projektu je dosiahnutie určitého zámeru, počnúc presným definovaním jeho začiatku, stanovením časových hraníc, špecifikovaním potrebných vstupov ako napríklad finančných prostriedkov, materiálu, ľudských zdrojov. Je to spôsob, akým sa nápady a ciele prenesú do reality.
Ciele projektu
Je možné konštatovať, že projekt je jednorazová, cielene zameraná činnosť, vymedzená časove, vecne, procesne, obsahovo a z hľadiska zdrojov. Aby bol projekt úspešný musí spĺňať nasledovné atribúty:
- prebieha vo vymedzenom čase,
- využíva vopred stanovené obmedzené zdroje,
- obsahuje hierarchiu činností a cieľov,
- vymedzuje použitie určitých metód.
Viac sa o cieľoch projektu dočítate v článku Ciele projektu a ich definícia pomocou techniky SMART.
Charakteristické znaky projektu
Zo všeobecného hľadiska by mal projekt jasne definovať ciele, mal by byť realizovateľný a aplikovateľný, reagujúci na reálne potreby, aktuálny, zrozumiteľný, adresný a obsahujúci rozpis zodpovednosti za plnenie jednotlivých úloh.
Z hľadiska potrieb komunikácie by mal byť konkrétny a špecifický (najmä čo sa týka presnosti údajov), definujúci očakávaný efekt /výstup/ reálny a uskutočniteľný. Mal by byť takisto logicky usporiadaný a prehľadný, obsahovať garancie, odborne fundovaný, adresný a atraktívny pre príjemcu informácie.
Medzi charakteristikcé znaky projektu patria:
- rozsiahlosť – úloha je charakteristická unikátnym súborom činností a prvkov
- previazanosť – úloha vyžaduje množstvo väzieb čiastkových činností
- obmedzenosť zdrojov – ľudských i materiálnych
- rôznorodosť – vyžaduje a predpokladá zjednotené úsilie ľudí z rôznych odborov
Projektový manažment
Manažment projektu alebo projektový manažment môže byť definovaný ako „aplikácia vedomostí, skúseností, nástrojov a techník na projektové aktivity s cieľom uspokojiť potreby prijímateľa a očakávania projektu“. Súbor aktivít, ktoré sú nevyhnutné na realizáciu cieľov projektu, sa často nazýva rámec projektu. Rámec projektu tvorí jeden z troch základných elementov, ktoré je ideálne udržiavať v rovnováhe.
Zdroje, či už osobné alebo technické, sú potrebné na realizáciu projektu. Všetky však vytvárajú náklady, a teda sú závislé od rozpočtu.
Rozvrh práce určuje čas a postupnosť jednotlivých krokov, ako aj celkové trvanie projektu. Kým načasovanosť a postupnosť jednotlivých krokov môžu byť modifikované v rámci projektu podľa potrieb, obdobie financovania projektu je určené poskytovateľom grantu tak, ako je to definované v kontrakte. Niekedy je však možné požiadať o predĺženie projektu na dokončenie realizácie úloh.
Všetky tieto elementy sú prepojené. Napríklad, ak sa špecifická úloha nezrealizuje v plánovanom období, buď je potrebné doplniť personálne zdroje, alebo sa nedá uskutočniť ďalšia úloha. Vyústi to, samozrejme, do zúženia rámca projektu. Prirodzene, žiadny projekt sa nerealizuje podľa pôvodného plánu. Preto úspešný manažment projektu závisí od sústavného plánovania a revidovania splnených úloh.
Úlohy projektového manažmentu
Pri koordinovaní projektu je potrebné, niekedy aj v spolupráci s partnermi projektu, zabezpečiť splnenie nasledovných úloh:
Plánovanie celého projektu
Plán projektu je neoddeliteľnou súčasťou prihlášky, ale počas realizácie projektu sa stále zdokonaľuje a vylepšuje. Základné ciele projektu musia byť definované a prevedené do konkrétnych výstupov a produktov. Vytipujú sa podstatné kroky, ktoré majú viesť k výsledným produktom, a zahrnú sa do časového a pracovného plánu. Vychádza sa pritom z dostupnosti zdrojov a rozpočtu. V každom projekte by mali byť stanovené kritériá kvality práce.
Organizovanie projektu
Rôzne úlohy a zodpovednosti v rámci projektu by mali byť prideľované podľa individuálnych schopností a skúseností, najlepšie na základe písomných dohôd. Veľký dôraz by sa mal klásť nielen na vytvorenie tímov a podtímov v rámci projektu, ale aj vzťahov so širším prostredím.
Vytváranie tímu
Kľúčovým faktorom úspechu je tím, ktorý má motiváciu, kde sú všetci členovia rovnocenne zainteresovaní a môžu sa jeden na druhého spoľahnúť. Je preto aj veľmi dôležité vytvoriť si určitý model riešenia konfliktov.
Organizácia a vedenie stretnutí
Väčšina koordinátorov projektov súhlasí s názorom, že stretnutia v rámci projektu zohrávajú dôležitú úlohu. Stretnutia by preto mali byť organizované profesionálnym spôsobom, s prihliadnutím na medzinárodnú dimenziu projektov európskej spolupráce. Komunikácia medzi stretnutiami musí byť tiež efektívne naplánovaná.
Monitoring a evalvácia
Ak chceme dosiahnuť kvalitu, je sústavný monitoring progresu práce, ako aj hodnotenie procesu a kvality produktov, nevyhnutnosťou.
Administrácia a finančný manažment
Administratívna stránka projektovej práce, obzvlášť finančný manažment projektu, sa nesmie podceňovať. Už na začiatku práce na projekte musia mať partneri určený prehľadný systém vypracovania správ a jasné dohody, pričom je prospešné využiť skúsenosti z iných projektov.